In Dokumenten suchen
Die Volltextsuche sucht innerhalb der verarbeiteten Dateien einer Dokumentenablage. Sie unterscheidet sich von der Namenssuche in einer Dateiliste oder der Suche nach Ablagen in der Übersicht.
Suche ausführen
- Öffne eine Dokumentenablage und wähle Volltextsuche.
- Gib Suchbegriffe oder eine kurze Frage ein.
- Wähle Suchen.
- Lies die Textausschnitte und öffne die passende Datei für den Zusammenhang.
Die Suche verwendet die in der Ablage aktivierten Verfahren. Es gibt dabei keinen separaten Umschalter pro Suchanfrage zwischen Schlüsselwort- und semantischer Suche.
Gute Suchanfragen
Für Schlüsselwortsuche eignen sich konkrete Begriffe wie ein Produktname, eine Person oder eine Vorgangsnummer. Für semantische Suche kannst du den gesuchten Sachverhalt formulieren, beispielsweise „Wie werden neue Mitarbeiter:innen eingearbeitet?“ Das zweite Verfahren benötigt ein eingerichtetes Embedding-Modell.
Sind beide Verfahren aktiv, können Ergebnisse aus beiden Suchwegen angezeigt werden. Eine Fundstelle belegt zunächst nur, dass ein Inhalt gefunden wurde. Prüfe Datum und Kontext in der Datei, bevor du daraus eine Aussage ableitest.
Keine Ergebnisse oder kein Suchreiter
- Prüfe, ob du die richtige Ablage geöffnet hast.
- Formuliere kürzer oder verwende ein Wort, das sicher im Dokument vorkommt.
- Öffne die Datei und prüfe, ob ihr Inhalt bereits verarbeitet wurde.
- Bei Audio und Video muss zunächst ein Transkript vorliegen.
- Fehlt der Reiter, ist möglicherweise kein Suchindex aktiviert.
- Bei einem nicht verfügbaren Embedding-Modell muss die Arbeitsplatzadministration die Ablagekonfiguration prüfen.
Die Suche umfasst diese Ablage. Sie ist keine globale Suche in allen Arbeitsplätzen und ersetzt keine Websuche.